MANEJO DE COSTOS FIJOS Y VARIABLES

  

Un emprendedor que no conoce los costos de su empresa podría ganar menos de lo que esperaba y sufrir pérdidas, poniendo en riesgo la supervivencia de su empresa. 

Por eso a continuación veremos las diferencias entre los principales costos de una empresa: 

  • Costos fijos y 

  • Costos variables 

Los costos fijos son aquellos que no dependen del volumen de producción de la empresa, ni cambian en función a este; mientras que los variables sí varían en base al nivel de producción. Por ejemplo, el pago por alquiler de un local será un costo constante, que está al margen del nivel de producción.

Por el contrario, los costos de materia prima están directamente asociados a los niveles de producción. 

Entre los costos variables más comunes tenemos los insumos, como el agua, para elaborar una gaseosa; también la tela, el hilo y los botones para una prenda de vestir; el cuero para la elaboración de zapatos o el cacao para la fabricación de chocolates. El egreso en estos productos solo se hará efectivo si es que se produce. En caso contrario no habrá desembolso alguno. 

En cuanto a los costos fijos, los más comunes son los gastos de alquiler, parte del pago de planillas, los servicios públicos (teléfono, luz, agua y cable que no esté vinculada a la parte productiva de la empresa), el mantenimiento de los equipos, entre otros. 

Sin importar la cantidad de mercadería que se produzca, la empresa deberá realizar estos gastos, incluso si no produce nada. 

Sin embargo, hay gastos como el mantenimiento de los equipos que pueden ser una parte “fija” y la otra “variable” dependiendo de las políticas de las empresas. Si el mantenimiento se hace en función a las unidades producidas, entonces se trata de costos variables. Si el mantenimiento se hace cada cierto tiempo, independientemente de la cantidad producida, entonces sería un costo fijo. Lo mismo puede pasar con la luz y el agua. Si ambos servicios aumentan a mayores niveles de producción, entonces parte del costo mensual de esos servicios son variables y otra parte es fija. 

 

¿Cómo reducir los costes?  

Las reducciones más importantes de costes se darán generalmente en el área productiva, donde es necesario mejorar la productividad y el rendimiento de los factores productivos para producir la misma cantidad a menor coste. En este sentido, se pueden citar las siguientes medidas: 

-Optimizar las líneas de producción, eliminando pasos intermedios innecesarios que pueden introducir errores, con la consiguiente mejora de la eficiencia productiva y calidad, y la reducción de tiempos de fabricación y costes. 

– Los inventarios deben mantenerse a niveles mínimos, y siempre que se pueda, a niveles consistentes con las entregas convenidas con los clientes. Mantener un stock mínimo de cada producto requiere espacio, gastos de gestión y almacenaje, y un mayor tiempo de espera para los que se vendan más lentamente (riesgo de deterioro y/o obsolescencia). 

– Just in time: criterio que, basado en procedimientos para la reducción de tiempos de fabricación y venta del producto, supone cambios en los sistemas de aprovisionamientos encaminados a reducir el peso de las existencias y aumentar la productividad. Permite reducir el costo de la gestión y por pérdidas en almacenes debido a acciones innecesarias. De esta forma, no se produce bajo suposiciones, sino sobre pedidos reales. 

      “Producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que                               se necesitan”. 

– Reducir los periodos de inactividad y de pico de trabajo, lo que supondría un ahorro en los costes variables (mano de obra desocupada en los primeros, y pago de horas y/o recursos extras, y mayores gastos de mantenimiento en los segundos, por ejemplo). 

– Reducir el tiempo muerto de máquinas y equipos, mejorando su producción con un plan de mantenimiento y sustitución adecuado. 

– Agrupar todas las operaciones de compras de los distintos departamentos en uno único, para evitar duplicidades, tanto en la estructura necesaria (espacio de oficinas, material, etc.) como en recursos humanos, reduciendo a su vez los costes operacionales. Adicionalmente, se pueden conseguir mejores precios debido a un mayor volumen de compra, especialmente si el proveedor de materiales es el mismo para diferentes departamentos, y evitar errores y retrasos en el suministro.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sin embargo, otras medidas de reducción de costes no tan directamente relacionadas con los procesos productivos, podrán proporcionar importantes, si no mayores, ahorros. En ellas están las siguientes: 

– Revisar la estructura financiera de la empresa, pues podrían existir otras posibilidades de financiación más ventajosas y con menores costes que las actuales. 

– Los proveedores también representan un tipo de financiación, pero sin coste explícito. Por tanto, las facturas de proveedores no deben pagarse hasta la fecha convenida en el contrato (intentar renegociarlo para conseguir ampliar dicha fecha) y no antes, a menos que existan descuentos atractivos. 

– Negociar con los clientes una política clara de pagos, con descuentos por pronto pago, y penalizaciones por retrasos. 

– Mantener una mínima tesorería, pues todos los excesos no utilizados están dejando de generar un valor añadido en otros negocios u operaciones bancarias más rentables. 

– Renegociar el alquiler de las oficinas para reducir los costes fijos, ya que, en épocas de crisis,  el propietario preferirá cobrar menos que arriesgarse a tener un local vacío. 

– Analizar aquellos procesos o actividades de la empresa que no aportan valor añadido, y que pueden ser perfectamente subcontratadas para conseguir un ahorro económico y de eficiencia. 

– Aplicar medidas de ahorro en los gastos energéticos (luz, agua y gas), como por ejemplo apagado de luces y equipos de oficina durante las noches y fines de semanas, programación de una temperatura eficiente mediante termostatos, cambio de bombillas tradicionales por otras más eficientes, etc.). 

– Optimizar la publicidad de la empresa en radio, prensa o televisión, y sustituirla (en parte, y dependiendo del tipo de negocio) por la publicidad on-line, utilizando sitios web o redes sociales, por ejemplo, que son medios más baratos. 

– Utilizar la videoconferencia para mantener reuniones como medio de ahorro (de tiempo y económico) en desplazamientos, incluyendo las dietas pagadas a esos empleados. 

– Eliminar temporalmente los aumentos de sueldos, bonos y dividendos

En conclusión, las posibles medidas a aplicar dentro de una política de costes son múltiples y variadas, pero casi todas ellas pueden tomarse permanentemente y desde el inicio en cualquier empresa, sin esperar a que lleguen malos tiempo. Esa es, y no otra, la mejor política de reducción de costes, la que se enmarca dentro de la política estratégica de la empresa. 

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